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位置/首页 —— 观点 —— 五大方法,令演讲嘉宾更精彩
五大方法,令演讲嘉宾更精彩
文/Andrea Driessen 编译/ 杜茜
  发布时间:2016/8/29 1:53:12

当你为会议邀请发言人、相关专家、或分会演讲人时,你投入了大量的时间、精力与金钱,让他们来传达可行性内容。现在全球有1500 万人是TED 演讲的忠实观众,听众们越发期待发言人的发言可以做到扣人心弦,毕生难忘。那么,该如何让演讲嘉宾在有限的时间内更好的展现其才华呢?下面是最简单的五大方法:

安排关于目标信息传达的电话会议

将所有会上重要演讲者召集起来,事先召开一场电话会议,目标是传达并强调你真正希望想让与会者领会的信息。事先交流和共同的基础能帮助演讲者在会上的发言更加有影响力。这个电话会议也可以确保每位演讲嘉宾发言中冗长无用的部分和矛盾的部分都事先暴露出来,然后可以予以修改,让开会时每一分钟都更有效率。

    在会上,如果说的太多,别人反而记住的越少。当我们用更具策略性的、简练直白的、更为统一的方式去交流, 效果往往更好。在 微信息 时代, 很多人往往只能记住几条微博长度的内容。在开这场电话会议前要考虑到这一现实情况, 找到你会议真正想传达的关键信息。

    越少越好

    金钱、时间、美食… … 在很多方面, 人们都认为是越多越好。当谈到交流时, 认为越多越好也相当自然。然而当考虑到信息的影响力时, 传达的信息量越多, 反而会造成反效果。

    巴瑞· 史瓦兹在他的书《选择难题: 为何多反而不好? 》中, 显示了一个现象, 在拥有太多选择的情况下, 人们往往会做出不明智的决定。

    1 5 年中, 我咨询了上百个负责挑选演讲人以及设计会议议程的工作人员和团体, 然后发现, 人们经常纠结于此难题中。一个很常见的错误理念就是, 在邀请发言人时, 人们往往觉得请来的专家越多越好, 而且最优秀的演讲嘉宾该安排在最后, 这样才能让与会者有更好的参会体验。然而实际情况是, 当与会者忙于判断、分析、处理大量信息时,他们实际上关注的更少、也记住的更少。

    在组织会议之前, 要先明确这场会议最重要的目标是什么。这点看起来轻易,然而往往都没有做到。接着, 在选择发言人或相关专家之前, 也要先问自己一个问题: 在这个会议部分之后, 与会者需要领会的信息是什么? 这个关键问题能直接提升你整个会议讨论的层次, 规范你挑选发言者的程序, 让所有人的关注点聚集在最重要的信息上。

    随后, 列出你挑选发言人的最重要的4 至5 条标准。是否有足够的知名度来引发别人注册参会的欲望? 业内经验如何? 是否对推广项目有帮助? 费用? 利用这些标准对比你所有想邀请的发言人, 然后放弃那些不符合标准的。当你挑选出3 到5 个最适合你主题的发言人时, 你就会看到 越少越好 的成效了。

强化会议内容

在会议开始时和结束时强化你的主题、目标和关键信息。增添如符合题目的小笑话、回顾型视频、定制的歌曲、图片展示或游戏等手段, 加强你的重点, 把隐喻与参会人的记忆在会议程序中结合在一起。

着重细节

比如, 这里就是三个或许能帮助你的小窍门:

    1. 要从外地请发言人来参会? 最好在预定航班时多考虑至少一个符合时间的备选航班, 以应对航班延误。

    2. 确保会议室的设置能让每一个人都清楚的听到发言人的讲话, 也确保参会者能够相互交流想法。

    3. 在没有与发言人确认的情况下,绝对不要改变他的介绍词。这也许会导致他发挥失常。

加强参与度

我创造出了一个我称之为 会后搭档 的配对模式, 来提升参会者的参与程度与成果。这模式非常简单: 利用坐席号、餐巾颜色、或个人选择等等不同的形式, 将参会者在会上配对, 对他们说, 这是他们的在接下来3 0 天中的 会后搭档 。随后, 请他们记录下至少一个他们在会上承诺会在下个月之内完成或跟进的目标, 然后让搭档们互相检查。接着你就能体会到参会者不可估量的参与度和后续参会的意愿, 尤其是与你没使用 会后搭档模式时的情况相比。

    如果还想得到更好的结果, 那就在 会后拍档 的模式中再加入领导者的因素。让他们用邮件来沟通与汇报进展和挑战。作为一名会议专家, 你就能通过几名突出的参会者了解到每个人的成就。

    这样一来, 你就做到了参与程度、负责程度、领导才能透明度和表现程度的最大化。

 


《旅游会展》杂志社编辑部

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