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会议运营的三个维度
文/ 作者:徐吉利 银月广告(北京)有限公司MICE 和文旅项目总经理 编辑/ 张志胜  发布时间:2016/8/29 1:43:43

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会议,尤其是行业会议活动,作为达成信息交流、促进业务合作、实现观点分享、谋求未来发展的重要平台,虽然经过多年发展,已经初具规模,但在办会理念和运营模式上,仍与需求存在一定的落差。在此,我谨从参会者、办会者、合作者这三个维度,结合自己参加过的一些会议活动,浅谈一些个人的感想。

参会者的维度

    首先,从参会者的维度看。我觉得在现今,一个会议活动要想获得成功,必须要让参会者收获三个方面东西,即“养养神儿”、 “对对词儿”、 “认认人儿”。

    比如“养养神儿”,试想参会者从繁忙的工作中抽出一天或几天时间来参加会议,若能在从这个会议活动中静下心来学点东西,思考和规划一下未来,想想未来与现在。我想,这样的会议参会者必定愿参加。

    又比如“对对词儿”,试想参会者若能从会议活动中开拓

视野,更全面掌握行业趋势,明悉些最新的发展动态和理念、交流些与时俱进新

词汇、探讨些诸如“互联网+”一类的规划。我想,这样的会议参会者必定愿参与。

    再比如“认认人儿”,试想参会者若能在会议活动上认识些专家和大佬,建

立起本行业或跨行业人脉;同时,与产业链上的各路人士、新老朋友就各自的资源与优势进行交流。我想,这样的会议参会者必定愿参随。

办会者的维度

其次, 从办会者的维度看; 其实每个行业会议活动都有其对应的产业链,而举办会议活动的主要目的之一一定是为了盈利,但要想成功就不能单纯为了赚钱而举办会议活动,一定要主题明确、内容丰富、形式多样,只有才能持续不断地吸引越来越多的与会嘉宾和卖家参会。

我曾经参加过一个会议,主题倒是很明确,但内容却是赞助嘉宾各自宣传自己的公司,和主题全无关系,本来挺有看点的一个会议活动,就这样瞬间变成了赞助商的宣传会;且,这个会议会场虽然设在了“高大上”的五星级酒店,可在会议流程或把控上却很差人意,半天的会议不要说茶歇了,连口热水都没有,每个座位上虽然有个很大口袋,里面除了两张报纸,便再无其它。还有就是,这个会议的现场基本坐满,好像很热闹,可细审看参会人员却发现,除了赞助嘉宾,其他参会人员根本是些与会议不相关人士,都是20 岁左右的社会闲散人员;这就是典型的为了圈钱而办的会议,我想这种会是不会有生命力的。

合作者的维度

最后,从合作者的维度看;大型会议活动作为十几个、几十个,甚至上百个不同类型机构有机合作的产物无论组织单位有多大实力,都不敢说凭一己之力就可以办好一个大型行业会议活动。比如主办机构、协办机构、支持机构、赞助商、合作伙伴、服务机构、专业人士等,这些都是会议活动的合作者,都需要通过有效的组织方式,实现有序的组合运营。

此外,合作体现在细节的链接,更体现在理念的协同。在办会理念方面,比如会议资料方面,我建议不要太多,一本全面介绍的小册子足够了;比如旅游展,为了让大家保存而不是会后丢弃宣传资料,可以把各国各地的宣传手册做成明信片,并鼓励大家到相应国家地区展台贴上邮票并盖上收藏戳,我想大家都会珍藏起来的。而在软实力宣传方面,我觉得韩国做得不错!在一些“会+ 展”的会议活动中,我们总会看到穿着韩服的美女温婉地站在台前,并热情地教过往来宾制作扇子、涂鸦、品茶等,并将做好后的物品送给客人作纪念,所以每次韩国展台前都人气旺盛,热闹非凡。会议活动作为宣传传软实力的好机会和好平台,主办方和参加会议活动各方最好能积极利用起来,我想一定会达到事半功倍的效果。

最后

    最后,我想说,虽然会议活动的“内容要求”已与以往大不相同,虽然会

议活动的“形式展开”仍需要不断革新,虽然会议活动的“参与体验”渐成为

关键要素,但,让与会者在会议活动中感受到价值感、身份感,让参会者在会议活动中体察到细节美、专业化,让合作者在会议活动中收获到成长力、贡献度。这仍是办会成功不可或缺的维度。

 


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