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划重点!如何降低会议活动的不确定性?
  发布时间:2022/6/29 19:02:48

谈到会议场地的选择与以往的不同,福建省新天国际会展有限公司项目经理曾文龙认为首先要先分析目前国内整个会议的举办的现状。


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福建省新天国际会展有限公司项目经理 曾文龙


“防疫成为了会议举办地的第一考虑因素,至于以往考虑的交通、服务、餐饮、价格、居住环境都成为了第二考虑的因素,当然随着业者的摸索,咖啡吧、商务餐厅、众创空间等场地举办的沙龙活动、小型研讨也成为优选的场地选择之一。”他说道。


“非标场地”也需标准化办会流程


曾文龙认为,2022年新年以来,疫情局势复杂多变,接连不断的疫情偶发、散发使得会议的举办要求愈发严格,会议人数、参会区域受到极大的限制,即使是在“非标场地”举办的小型集会活动,首先要遵循的规则就是防疫。因此能够配备核酸检测独立区域、防疫工作完善、配套齐全的酒店成为了优选选择。其次随着会议人数的限制,疫情常态下,50人以内的主会场及多个视频连线分会场会议形式被更多主办方采纳,考虑到视频连线的需求,场地的网络稳定情况代替会议室的大小,成为了更为被关注的要点。


“非标场地”可降低会议活动的不确定性


曾文龙强调,主办方选择咖啡吧、商务餐厅等“非标场地”的优势主要有两个,其一“非标场地”降低了疫情给会议活动带来的不确定性,这个不确定性主要指能否举办这个要素。例如咖啡店、商务厅餐厅、甚至户外草地等这类“非标场地”因为容纳观众有限,场地相对比较开放,控制的人数在50人以内的话,受疫情防控的影响可以降到比较小的程度。


此外,他还举了一个比较热门的“读书会”案例,通过控制参会人数来保证现场的互动,还可以通过直播的形式让更多人参与进来。其二“非标场地”可以创造不同的场景给会议活动带来新的生命力。比如选择户外,其实可以发现一个趋势,因为疫情大家的远足都收到不同程度的影响,在本地的户外搭帐篷享受自然成为了新式的“旅游”,选择非标的户外场地举办活动,可以激发参会者的参与欲望,活动会议与自然相融,告别城市中的纷扰,体味出自幽谷,迁于乔木意境。

“非标场地”在会议期间的管理和服务特点

曾文龙称,“非标场地”相较于传统会议活动场地有其显著特点,这就要求会议主办方、服务商等在会议期间进行有效策划。

第一点是要考虑配套设施。标准的会议场所,包括桌椅、投影设备、茶水服务等设施比较齐备,“非标场所”相对肯定不能按标配来提供,所以就表现为主办方需要自己准备充足的物料和服务人员。


第二点是会议环境,“非标场地”有可能在咖啡厅、餐厅等地方,隔音和围挡是需要管理的要点。


第三点是现场可能出现非邀请人员参与会议的情况,会议的“准入”、“签到”等流程可以灵活安排和协调,保证参会人员的可控性和封闭性。


“以上的管理和服务特点做个总结,就是‘自带设备、保证独立、加强管理’,从这三个方面来看,在场地租金上会节约费用,在现场的配置和管理上会增加费用和管理成本,总体上此消彼长,在费用这个方面如果是做开放式轻松式的研讨会,成本会更低。如果做专业化,内部化的专业会议活动,成本会提升。”曾文龙补充说道。

《旅游会展》杂志社编辑部

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