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国际会议知多少
访ICCA 亚太区总监 Noor Ahmad Hamid
本刊记者/ 谢莹莹 编辑/ 张志胜  发布时间:2016/8/24 13:38:26

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提起国际性大会,首先映入脑海的是一个国际性会议组织——国际大会及会议协会,简称ICCA。ICCA 是国际会议行业协会的全球性组织和知识中心,至今已有50 年的悠久历史,一直致力于构建一个单一的专业领域:国际协会的会议。2010 年9 月21 日,ICCA 成立中国委员会,为进一步推动中国国际会议市场的发展,以期招徕更多的国际性大会来华举办。本期,《旅游会展》采访到了ICCA 亚太区总监Noor Ahmad Hamid,他为我们详细解读亚太区国际会议的发展和影响。

    前世今生  旗舰事件

ICCA 成立于1963 年,是由7 个有远见、分布在4 个不同大洲的旅行社同行所成立的组织。1963 年,ICCA 的7 个创始人开始萌生一个独特的想法,就是在不同国家的生意伙伴之间建立协会会议分享信息的系统,以便获得竞争优势,并从这个快速的新兴市场赢得更大份额的旅游收入。其成立目的就是为交换全球会议市场之实用资讯及增进相互交流学习,以促进全球会议产业之竞争优势。ICCA 总部设在荷兰阿姆斯特丹,在全球各地有5 个区域办事处,分别设在亚太(吉隆坡)、南非(约翰内斯堡)、中东(迪拜)、北美(新泽西州)和拉丁美洲(蒙得维的亚),并就近为该区域提供资讯交流与会员服务。

ICCA 是领先的国际会议市场行业组织,历经五十余年之发展,迄今已有全球90 多个国家及超过1,000 家公司和机构成员单位,是一个集聚会议行业供应商,如专业会议组织者(PCO)、会议旅游局(CVB)、目的地管理公司(DMC)、调研机构、媒体等和会议、旅游相关的企业、政府机构的国际协会组织。会员按其产业分为五大类:目的地营销、会议管理、会议支援、场馆及运输,也依地理位置区分成11 个分会,包括中欧、法比卢、地中海、北欧、拉美、伊比利亚、英国爱尔兰、北美、非洲、中东和亚太。截至2016 年1 月,ICCA 在亚太地区有211 个成员组织,遍布15 个国家和地区,88 个不同的城市。

作为世界领先的“会头”组织,ICCA 追踪近2 万个周期性主办、在三个国家以上轮流举办、吸引了至少50 名与会者的国际会议,所有会议信息存在ICCA 在线的协会数据库中,该数据库记录了世界各地轮流举办的成千上万的会议和活动,为行业提供既往历史,以及未来预定、可供投标的时间,以及活动的详细情况等信息,并不断更新。成员可以通过数据库,识别潜在的国际会议竞标项目或未来的新业务。每年ICCA 针对世界各国与各城市办理之国际会议场数列出排名,该份报告亦为全球会议产业极具权威与公信力的指标之一。ICCA 每年主办两个活动,年会和协会会议计划(AMP),后者取代了之前的调研、销售及市场研习营(RSMP),旨在和国际组织的管理人员建立更强的联系。

ICCA 的年会每年吸引平均600-1000 名代表,一般在10月或11 月举行,轮流在各大洲举办,为期4 天。2011 年在莱比锡举办的第50 届ICCA 年会,与会人数有近70个国家达1023 人,堪称历届之最,在2013 年上海举办全球年会也成为了欧洲地区以外参会人数最多的一届。每年举办一次的ICCA 全球年会不仅仅是高水平的教育平台,同时也十分重视会员间的互助合作与经验交流,鼓励会员充分利用年会期间进行商机交流,并响应节能减碳(减少纸张的印刷与浪费)绿色会议等目标,如使用大会应用软件进行会员大会投票,线上预约,留言及问卷调查等,符合科技化会议功能。年会除了分会、分类会议、年度大会及最佳行销奖选拔等活动外,也安排多场次教育训练课程,让与会者依自身需求决定参加课程。由于会员之组成互异,年会从各会员角度安排不同课程,内容包罗万象,旨在提高会员专业水准,掌握会议产业最前沿的发展趋势及理念。

帮助中国  赢得世界

2010 年9 月21 日,ICCA 成立中国委员会,这标志着ICCA 在中国乃至亚太地区有着更为长足的发展空间。无论从国际会议数量、规模,还是从ICCA 会员数等方面都有了很大的提升。对此,Noor Ahmad Hamid 说:“在中国,我们看到从2005 年的236 个会议到2014 年337个会议的数量增长。在2014 年,中国在世界上举办国际会议的数量排名第八,仅次于美国、德国、西班牙、英国、法国、意大利和日本。更令人鼓舞的是,中国已位列全球十大举办国际会议的目的地。”

为了申办一场国际会议,你必须清楚的知道通过会议协会或者组织想要达成的目标、你期望多大规模的会议、当地协会的领导人是谁、你是否可以为他投标工作等信息。如果知道这些信息,你就可以在开始之前出价。当然,获取这些信息的最佳途径就是通过ICCA,然而ICCA 研究的这些关于国际协会会议的信息也只有他们的成员单位才可以查看。目前,ICCA 在中国拥有40 名成员,其中包括城市会展局、会展中心、酒店、专业大会组织者(PCO)、目的地管理公司(DMC)、技术公司和顾问公司。他们是会议行业的专家,是关键成员,可以帮助中国赢得更多的国际会议。

    会议活动  影响深远

ICCA 的数据部门一直在监测和分析国际协会会议在过去的50 年的发展趋势。每年,ICCA 也会统计国际协会的会议市场, 做国家和城市排名的统计报告,以供国际会议组织、协会等相关人员进行参考。此报告是业内为数不多的权威性信息,因此受到大量会议产业商的关注。配合ICCA 成立50 周年这一历史性的里程碑,ICCA 在2013 年还发表了“现代国际协会会议的历史:1963-2012”。

ICCA 每年追踪全球约20000 个由国际组织协会举办的会议。据Noor Ahmad Hamid 说:“过去十年我们的统计表明,协会会议的持续时间越来越短。2005 年,会议的平均长度是4.0 天,但现在已经下降到3.7 天。平均代表的数量也从2005 年的420 名代表下降到2014 年的390 人。换句话说,这一趋势表明,会议平均时间正在缩短,平均与会人员也在减少。然而,所有会议的平均总费用从2005 年的616 万欧元大幅增加到2014年的1072 万欧元。这表明会议产业对经济有深远的影响。”

时间对每个人来说都是非常重要的。因此,会议周期的设计比以前更短,因为没有多少人可以长时间地出差去参加会议。同样,我们看到的统计数据显示,为了控制成本,人们的参会时间和出差时间也要降低。而另一方面,会议,特别是面对面的会议,仍将继续成为一个重要的互动性平台,在目的地的发展及创造就业机会方面,有着重要的作用。

    国际竞标   影响因素

现今,在会议行业中,环境和安全问题在国际会议上发挥着重要作用。从这方面看,目的地举办高质量的、具可持续性的绿色会议将能吸引更多的协会或会议组织者。因此,环境可说是当务之急。我们可以注意到,有些目的地,例如斯堪的纳维亚地区,已经成为举办可持续发展的会议的最佳例子。当然,许多其他目的地也在寻找其他可持续的策略。

此外,安全也成为全世界范围内的一个关键性问题,比如恐怖主义威胁、自然灾害、空难等。如果是人为的问题是可以避免的,而无法控制的自然灾害等则是很难预测的。在这种背景下,目的地需要为所有的可能性做好准备。也需要有危机管理和沟通管理计划来应对此类事件的发生。

目前,协会会议的五大主题是医学、技术、科学、工业和教育。这些题材在我们的生活中都扮演着重要的角色。在这方面,一个目的地在细分市场的成功,需要优秀的人才去经营、管理好国际会议,这就是我们所说的“软件”的元素。一些城市可能会有一个很好的“硬件”,比如有一个世界级的会议设施、机场道路网等,但它们缺乏良好的人力资本去管理会议专业。看清这一趋势后,许多目的地建立了专门的组织——会议局,来促进他们的城市这一细分市场。会议局会对协会会议的类型进行研究,促进城市之间的亲密合作,并与协会的领导人一同竞标会议。


《旅游会展》杂志社编辑部

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