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新型会奖场地·知多少
专题策划/ 张航宁(实习编辑) 执行/ 张志胜 张航宁(实习编辑) 杜茜  发布时间:2016/8/24 10:53:59

近来,本刊留意到很多会议活动都选择了在酒店之外的场地进行,一些会议和活动在选择场地时似乎对于新型场地(如文化会馆、咖啡厅、博物馆、艺术馆等)表现出了很大的兴趣。会奖场地或面临着革新,针对不同类型的会奖活动,主办方在场地的选择上出现了更多、更细分化的选项。新型场地因其灵活、多样、新颖、可塑性强的特点占据了部分市场。相形之下,传统的会奖场地不够灵活的特点也显露出来。

那么,当今会奖场地在选择时的风向是否发生了变化?新型的会议和活动场地为什么会成为一些主办机构的首选?传统的酒店、会议中心又如何看待和应对这一市场变化?而随着新型会议和活动场地的涌入,未来的会奖行业又将发生哪些变化呢?《旅游会展》带着这些问题,从主办方、承办方、场地方多方面了解,采访诸多会奖行业中的资深从业者。

 

现今会奖场地的选择标准是否发生了变化?

 

唐亮  会唐网CEO、联合创始人

随着大数据时代的到来,传统会展业本身就受到巨大冲击和深度解构,曾经风光无限的很多大型展会都早已失去了往日的光环,影响力逐年下滑。在这样的背景之下,办会形式也面临创新和突破。这也是很多新型会议活动和场地涌现的重要原因。而如今办会场地除了满足办会对场地面积、设施等方面的基本诉求之外,在软硬件方面也要更适应新形势下的办会要求,比如现场签到的快捷性、会场WIFI 信号的强度、现场互动环节的技术匹配等等,这些都对办会场所的科技含量提出了新的要求。另外,办会方如今寻找场地越来越要求快捷、合规、标准化,因此有更多的企业会寻求通过互联网预订平台去完成场地采购行为。这将是未来会展市场一大主流趋势。

 

兰扬  世纪金源酒店集团董事、集团副总裁 

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过去选择会议场所首要因素是会场的地点,交通是否便利,停车是否方便,用餐能否满足各地客人的不同口味。目前会场选择主要根据会议的性质及要求进行选择,更加注重会议中的灯光、音响、LED、电子设备的使用,使会议的氛围更具有较强的感染力。

 

姬婧  灵动山水销售顾问(北京)有限公司总经理

就我们接触到的很多主办方来说,他们对场地的要求,体现在定位要精准贴合、形式要丰富且新颖、规划要高效合理、另外还要保证性价比这些方面的需求。而且我们注意到,现在很多活动主办方,犹以一些金融、IT、3C产业的企业居多,在举办会议或活动时,对户外和旅游都流露出了明显的兴趣,展现出亲近自然的趋势,希望通过人与自然接触的形式,构建一个更和谐的交流和互通的环境。为满足此类主办方的需要,室内和户外如何完美结合就成了我们研究的重点问题。一方面要保证室内的精准度和高端度,另一方面要满足人与自然在精神感官、气质等方面的契合过程,场地的选择就尤为重要。

 

邓昭灿  贵阳中天凯悦酒店总经理 

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过去的会议场地着重于场地的大小,设施设备是否完善,场地所在酒店车程远近。目前客户在选择场地,除了最基本的预算之外,还会考虑会议后酒店是否有相关的休闲区供参会嘉宾享用,我们(贵阳中天凯悦酒店)就因有酒店独有的后花园而得到众多客户的青睐。

 

祝云  北京富力万丽酒店运营总监 

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新型的会议(活动)不再拘泥于基础硬件,更加强调活动的配套及体验。随着科技的进步,会议活动在形式上也更加多样化,同时对网络和视觉呈现有了更高的要求。这就要求场地方在保证硬件达到主办方需求外,亦要保证使用过程中各项细节功能的完善性。比如视频直播的活动对于场地内互联网有较高的要求,大型设备对电压强度的限制等。

 

Annie Wang  汇伯(中国)会展资询中国区副总裁 

目前客户再也不能满足在固定的酒店里搞活动了,在国外用博物馆、咖啡厅、动物园、酒吧、学校、景区、破旧工厂等作为会议活动的场地早已经不是一个新鲜事物了,而在国内大家还是在欲欲尝试中。因为它可以让活动会变得很另类,有故事,很难忘。

    当然,地理位置是否优越,交通是否方便,有无足够的停车位置。场地是否可以在我们活动期间全部租用给主办方,是否可以搭建,是否可以接网络、电力、水利等设备仍是我们尤为要考虑的重点。

 

王吉飞  贵州国为会展服务有限公司 创始人/ 总经理

对会议主、承办单位来说,在选择会议场地时需要考虑如下因素:会议场地的数量、大小及场地品质;场地内部的餐饮、住宿、客房、等是否达到我的会议要求;现场的硬件设备及对会议的支持力度;另外如交通、车位、财务结算程序、场地方的品牌度等。可以说,从建筑、设计、现场设备设施的组合利用、资源服务优化的等方面看,新型会议场地确实比传统场地更具个性化与人性化,且在形式创新及品质服务上具有优势。

 

相对于传统形式场地,新型场地为何能异军突起?

姬婧  灵动山水销售顾问(北京)有限公司总经理

新型场地更具主动性。现在很多新型场地的可塑性非常强,比如一些艺术馆,基本都是四白落地,在一个空场的基础上有房屋的隔断等基础设施。在这种白纸一样的场地上,更容易去发挥创意,去做出不一样的东西。

    此外新型场地的展现形式也更多元化,最后值得一提的是新型场地的成本可控性。传统场地,如星级酒店和会议中心,费用是相对固定的,很难由我们来掌控。比如酒店不允许活动的餐饮使用外包形式,或在使用VIP室或电话等任何服务时,都会产生相应的费用。这种成本是以打包的形式整体产生的。但是选择新型场地的话,成本的控制就非常灵活了。

 

李国雄  杭州洲际酒店总经理  

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越来越多的主办方期待带给宾客不一样的参会体验。相较于酒店会议室或宴会厅这类传统会议场地,他们也期待酒店方能提供更加多元化的选择。从正襟危坐的课桌式、剧院式、宴会式,扩展到结合本地文化的特色布置,或是干脆将会议地点选在当地的特色景点或特别场地,如游艇、草坪、名人故居、社区、福利院等。

 

兰扬  世纪金源酒店集团董事、集团副总裁 

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不同于传统的会场一般是公司内部的工作会议,通常要求会场庄重严肃,而新型会议活动场地是相对比较开放,形式比较新颖,有先进的会议设备,增加了会场中的互动环节。比如时装发布会、行业交流会、红酒品鉴会、汽车展销会等等。新型会议活动的客源主要在一些大型的IT 公司,互联网公司,影视传媒机构,行业协会等。在市场开发中重点针对一些高端会务公司、活动策划公司、各行业协会等开发会议市场。

 

张远方  世贸天阶5F EVENT SPACE 市场部经理

5F EVENT SPACE为例,这里的设施齐全,音响灯光都按照演唱会级别采购的设备。单就卫生间灯光,我们都邀请知名摄影师根据人像摄影的建议反复调试构建,可见我们对于细节的把控非常严苛。5F 有完善的服务和团队,在这里举办会议活动,搭建快、节约预算和时间成本。

 

新型会奖场地还有哪些方面亟待改进?

Annie Wang  汇伯(中国)会展资询中国区副总裁

因为新型场地往往欠缺活动的经验,这就需要我们的策划部门将各方面细节想得周全一些,比如路标、引导人员、活动卫生间设置、医疗小组配备等。另外因为这些场地一般不配有餐饮和音响等设备,需要主办方要充分结合场地的情况,自行联系有经验的供应商。

 

唐亮  会唐网CEO、联合创始人

新型场地并非适合所有会议活动。一般来说,新型办会客户接受新鲜事物的能力更强,他们寻求场地的渠道也会区别于传统办会企业,因此新型会议场地在做自身的营销推广时,也要清醒地认识到这一点。比如更多地利用互联网工具开发客户,可以明显解决资源信息不对称的问题,收到的效果应该会事半功倍。会唐网近年来也注意整合新型会议场地的资源,我们把一些酒吧、演出场所、会馆等纳入自己的平台,事实证明也很受一些思维超前的办会企业的欢迎。

 

王吉飞  贵州国为会展服务有限公司创始人、总经理

就目前来说,我们在举办会议、展览、商务会议等活动时,多数的还是选择酒店或会议展览中心。若要选择新型场地的话,需要考虑到活动形式、客户需求及各项需要等多个方面。由于新型场地具有的个性化特点,在现场执行及操作方面会给带来陌生感,对接程序等也会较为繁琐。所以说新型会议场地的灵活多变及唯一性就如同一柄双刃剑,既是优势,同时又会给工作增加难度。当然,如果随着客户市场需求的增多,操作方逐渐拥有更多的选择、推荐新型场地的机会,积累更多的现场操作的经验,相信也会更好的融入新场地崛起的趋势之中。

 

姬婧  灵动山水销售顾问(北京)有限公司总经理

新型场地与常规的会议活动场地面临的问题是不一样的。常规的会议会展场地需要考虑的是在很短的时间内,去满足大量人流,做合理的规划。而新型场地个性化强,未知因素较多,导致了每个场地都要面对的全新的挑战。除此之外,新型场地举办的活动具有很强的量身定制性,在同一个场地举办不同的活动时,同一种设计第一次能让人眼前一亮,第二次就会给人以东施效颦的感觉。第三,是新型场地对团队协作的要求会更高。要求团队有丰富的经验,有临时应变的能力,要随时保持机动性,团队的执行力和服务质量不能打一丝一毫的折扣,而且对人力的要求也会上升。

 

对于新型会奖场地的出现,场地方都怎么看?

祝云  北京富力万丽酒店运营总监 

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目前比如品牌新品发布,颁奖典礼,学术论坛,甚至公司的年会都对会议有新要求。这类活动有比较明显的主题性,并且非常注重体验,这也是此类活动选择我们酒店的原因,万丽品牌强调非凡商旅 BUSINESSUNUSUAL,我们酒店更加注重打造与众不同的趣意会议以及主题茶歇,呈现给客人趣意、地道、独特的万丽之道。

    对于新型会议场地未来发展方向,我认为除了上述观点,酒店作为场地还是应该回归到服务本身。我们酒店强调的不仅是会议(活动)当场的服务,在与主办方对接和沟通时,在场地细节跟进过程中,无处不是服务,这一切我们都用心去感同身受和 Make them feel wow

 

兰扬  世纪金源酒店集团董事、集团副总裁 

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新型会场未来在酒店会议市场中的占比将会逐渐提升,各类新型会议也会随着科技和社会进步逐渐增多,酒店方要及时满足客户需求,提供相应的会议场地和配套设施。同时对一些原有老旧的会议设施和场地进行更新调整,以满足不同风格的新型会议需求。世纪金源酒店集团也打造会议专家特色产品将结合酒店高端完备的会议设施为宾客提供完美的会议体验。

 

张远方  世贸天阶5F EVENT SPACE 市场部经理

对于新兴会议活动场地的不断出现和增多,主要由于现今的会议和活动场地开始呈现细分化的趋势,不同于酒店办会议和活动的场地大同小异,各色各样的特色场地以它们不同的特质,吸引着更相符的会奖活动。同时一场会议和活动的举办还需要考虑很多的因素,空间可塑性、场面效果、位置便利、后续宣传等等,需求多种多样,选择多种多样的场地也是情理之中的。

 

童凤英  福慧慈缘文化会馆总经理

在我看来,原来的传统会议场地感觉太冰冷、太硬线条了。人们开会的主要目的是因为有问题需要相互协商,需要人们集中在一起解决。这就要贴心贴肺地考虑到参会人员的感受。现在都讲求以人为本,给参会人员带来亲和舒适的感受,从而引发良好的气氛,将有助于促进会议的成果。当然,场地的选择跟会议类型有很大的关系。比如一些文化类的会议就适合在新型场地举办。如果这类会议选择传统酒店作为场地,虽然很豪华,但是内容和参会人员之间就有可能有隔离感,不亲和。所以会议场地的选择也要根据会议类型和开会的内容来选择,做到个性化、人性化。

 

李国雄  杭州洲际酒店总经理 

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传统会议及新型会议各有优势,互为补充。一般而言,传统会议更显正式,酒店能够提供完备先进的会场服务、布置和设施;新型会议则比较适合团队拓展、奖励旅游或是一些新兴行业如互联网企业等,能够给与会者留下更为深刻的印象,并且对酒店的整体协调、策划和应急能力有着更高的要求。而多元化市场势必要求酒店在把握整体的基础上做好目标客户群的细分,根据客户的特点为其提供个性化服务,不拘泥于传统,通过资源整合和平台构筑赢得更大的蛋糕

 

朱天皓  北京唐拉雅秀酒店市场销售总监 

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目前所有酒店会议上存在的普遍问题是服务质量上不去。酒店会议的服务人员素质普遍很低。其原因大抵是由于酒店会议服务部门的正式工很少,大都是靠一些临时工、小时工来维持运营,这就造成了酒店会议服务发展的瓶颈,使服务很难与其国际化五星级的标准匹配,造成部分客户的流失。近年来一些度假村、度假型酒店的增多也给酒店行业注入了新鲜的血液并且给一些传统的酒店带来了不小的冲击。总而言之,在现在这个严峻的形式下,酒店要得以生存就必须不断创新突破来寻求生路和发展。

 

会奖场地将何去何从?

王吉飞  贵州国为会展服务有限公司创始人、总经理

现今对新型会议场地的市场需求较为单一,而新型场地又面临着在技术、科技、服务等方面要求较高、费用成本高等挑战。因此,其发展趋势将会注重于小众市场,例如私享聚会、婚礼、生日宴会、科技技术性沙龙等,但随着O2O 会议行业、市场及经济发展水平的提高,相信在未来,新型场地将成为一种比较趋向人性化的场地之选。然而,长期来看,新型场地不会是场地首选,毕竟大众市场需求仍是在传统场地上。

 

凌鹏鹏  南昌万达亚细亚会议会展有限公司总经理

新型的会议和活动场地——例如南昌的一些广场,主要举行公司的商业推广活动。这些活动追求较强的公众推广效果,要求形式越开放越好,这些广场很好地契合了活动的需求。承办公司也能在这里提供完善的音响设备、场地搭建、安全保障等工作。而对于类似艺术馆、咖啡厅、度假村等新型场地的出现,这些场地都是恰好符合了不同的会议和活动需求。类似一些需要内部讨论交流,或专业性比较强的会议,私密性反而显得比较重要,这类型的会议还会选择在酒店举行。总而言之是不同需求的会议和活动会选择与其特质相符的场地。

 

唐亮  会唐网CEO、联合创始人

在未来相当长的一段时期内,传统会议形式仍然会占据会展市场的主流,因此,传统会场在未来仍然具有强大的市场竞争力和不可替代性。但传统会场的经营者需要与时俱进,及时把握办会企业对会场服务的新需求,不断完善自己的软硬性服务,保持自己的长期竞争力。

    新型会议场地是会展市场发展到新的历史阶段的产物和必然要求,在未来一定会有更广阔的发展空间。但新型会议场地一定是为适应新的办会形式而出现的,只是形式,而不能盲目求新而忽略了会议活动的内容和本质,无论再如何出,都是为了办会而存在的,不能本末倒置,更不能因此就丢弃了会议场地必须具备的传统要素。那样的话恐怕只能沦为小众的自娱自乐而难以掌握更多的客户资源。

 

姬婧  灵动山水销售顾问(北京)有限公司总经理

新型场地会是未来的一个分支,会成为传统场地的一个有力补充。当然,这个分支有可能会发展壮大,甚至影射到传统场地的地位,但是并不能完全取代传统场地。因为我们注意到,创新对于传统会议形式和非传统会议形式是同样重要的。传统形式也在寻找破局,比如传统场地也在寻求如何实现多样化。所以从这个角度看,传统场地和新型场地之间并不存在直接矛盾。也许在未来,传统场地与新型场地之间的界限会越来越模糊,因为这两方面都会以创新为导向去寻求突破,而非一开始先判断哪个是传统,哪个是非传统,究其根本,传统与非传统的界定是认知上的问题,而人的认知是可以改变和引导的。


《旅游会展》杂志社编辑部

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