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社团会议的创新与国际化
◎ 专题策划/ 张志胜 执行/ 张志胜、张航宁(实习记者)、杜茜(实习记者)  发布时间:2016/8/24 10:42:51

据不完全统计,仅2015 年,我国举办的会议就高达几千万场,更创下了一千多亿的直接产值和超过万亿的相关行业产值。但在中国会议市场近万亿元产值的背后,却也存在社团会议偏弱的情况,据《2014中国会议行业发展报告》的统计数字显示,原本应该是市场主力的社团类会议却只占中国会议整体市场量的9% 左右,企业会议、政府及事业单位会议则分别占到了市场总量的54% 36.6%。与社团类会议占市场总量80% 左右的一些会议产业非常发达的国家相比,中国的社团类会议的数量明显偏少。

    2016 年是中国十三五的开局之年,也是中国会议产业迈向世界瞩目的冲刺阶段和充满变数的关键时期。虽然中国社团类会议的数量在迅速增加,但仍面临着会议规模缩小、会期缩短、市场化运营压力大、主办和参会者对会议专业性和服务质量要求越来越高、市场空间拓展放缓等问题,创新和国际化依然还是社团类会议操盘者的关注焦点。可是,社团类会议的创新的方向究竟在哪里?国际化之后的市场和变量究竟是什么呢?鉴于此,《旅游会展》策划了本期专题。

 

董策北京市国际服务贸易事务中心展览会务部 

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社团类会议的国际化需要时间磨合

虽然中国的大型国际会议一直都做的非常成功但在具体的社团类国际会议活动中比如因为中外文化差异而造成在会议接待上的不协调其实在执行中你已经尽心尽力的去接待外宾了可接待的结果却是外宾不满意。究其原因,就是中外文化之间的差异需要磨合。所以,社团类会议在国际化的过程中,一些办会的涉外能力培养,确实需要一定的时间。

国际社团类会议的规则,目前只能遵守

对于国际化的社团类会议,在举办的过程中可能有些规则会让你觉的不舒服,但因为一些国际大会早已经先存在于那里,且形成了一定的游戏规划,所以,我们目前只能去遵守,创新,那是熟练运用之后的事。当然,对于破解不适应感,不论是会议公司还是专业机构,首先要解决的仍是专业人才的培养和经验能力的培养;只有通过不断的接触外宾、通过组织办会经验的不断累积来化解。

 

马涛:呼伦贝尔博远会议有限公司总经理 

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跨文化培养国际化素质人才,是社团类会议的创新基础

从社团类会议在会议市场中所占比例看,我国社团类会议占市场总量的很少一部份,而国外协会会议(小型会议与年会的总和)则占有会议市场约三分之二还多。但从会议市场的容量和市场需求来讲,我国并不比国外小。从目前的情况看,比如会议规模不断增大、会中多附带展览、会议的品牌性不断增强、国内会议的国际化味道趋浓、会议议程越来越丰富、会议的附加活动更加多彩、会议的运作越来越专业化等,我国的会议市场已经具备了向国外协会会议方向发展的市场基础,而且很多社团类会议的运作状况已经越来越多地带有了国外协会年会的痕迹。以我们公司承办的社团类国际会议来说,我觉的创新的基础之一,就是通过跨文化培养,打造国际化素质人才。

 

刘永辉:办会易网CEO

社团类会议的创新,关键之一是转化率

虽然目前一些社团类会议活动存在人员松散、主题不明确、预算不足等问题,但我们认为任何会议的初心都是销售理念、想法、意识形态或产品,社团类会议也不例外。所以,所有的会议所涉及到的场地、物料、人员都是这个特定销售场所需要的道具,好的策划和执行有助于提高每次会议销售的转化率。社团类会议在市场化运营时,虽然会有资金不足的问题,但却可以地利用有限的资源,提高资源的利用率。比如单位预算内追求更大的转化率,或一定转化率内追求更少预算,都是社团类会议成功的关键之一。

 

田洪鉴:中国医药生物技术协会会展与咨询部 

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社团类会议的创新的两个基本点

社团类会议的创新应该是围绕两个基本点来进行,只要是服务于这个两个基本需求的新模式,新方法都可以称之为创新。一是服务创新,社团类会议都是服务于某个行业或某特定人群,这群人有他们的共性所在,如果你的服务创新是在这个共性基础上的,那么就是成功的。二是技术创新,会议的策划、执行、接待各个环节中的新技术应用和引用,只要是能够提高效率和服务质量的,都可以说是成功的创新。

社团类会议的未来发展方向

社团类会议,我个人把它分为三种类型,政策研究型、学术/ 技术交流型、需求对接型,这三类会议的创新与国际化,有的事关行业发展,有的事关发展成败,有的则是事关我国的既定方针政策,所以,国际化也是我们的发展方向。对于未来我有以下三点心得,首先,国际化的会议,其最重要的一点就是以国际标准和国际模式来进行组织和实施;所以,要多参考国际上知名的同类会议的组织模式和执行程序,在了解的基础上再进行创新。其次,在组织实施方面,要与其他国家同类行业协会组织协商,共同组织和执行,充分进行资源整合及行业调查。第三,在会议内容方面,重要的是以平等视角来进行话题的设定和交流洽谈,我们进行国际化不是崇洋媚外。

 

焦凤林:北京统一生命科技产业促进会副秘书长 

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社团类会议的创新和国际化,不能只做表面的工作

社团类会议创新和国际化不能只在豪华的会场、假大空的主题等表面上开展,首先要在会议的定位上创新。随着社会的发展,人类的交往也呈现多层次、多形式的特征。因此,拥有明确的定位,特别是在某些垂直细分领域做好创新,这样的会议才更有意义。通常社团类会议是指社团组织为了推动并开展既定或期望的工作而对成员单位举行的各类刑事的聚会和交流。这是相对狭义的社团类会议,国际化的社团类会议往往更加专业,社团类会议国际化一定不能囿于上述常见的形式,而是在会议的设计、准备、运作上形成体系,拥有一套专业化水平的队伍,这样才能为会议国际化打好基础。

社团类会议国际化要注重品牌和影响力的打造

社团类会议国际化还要注重品牌和影响力打造。以近期在海南博鳌举办博鳌亚洲论坛为例,博鳌亚洲论坛举办之初,就是从亚洲的利益和观点出发,专门讨论亚洲事务,以增进亚洲各国之间、亚洲各国与世界其它地区之间交流与合作为目的,具有非常明确的定位。同时,博鳌亚洲论坛每届都会邀请各国政商学界领袖参会,整合了庞大的社会资源,具有非常大的公信力。为了办好这个会议,主办方在会址建设、硬件软件配置、会议组织和服务上都下了非常大的工夫,也正是因为重视品牌和影响力的打造,目前博鳌亚洲论坛已经成为亚洲最具影响力的国际性会议之一。

 

高巍:中国铸造协会副秘书长 

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社团类会议要发展,必须国际化

社团类会议要发展,就必须要向国际化发展。比如今年5 月将举办的第二届中国铸造节,不但将有四个重量级的国际论坛,其参会外宾的数量也将实现新突破。社团类会议之所以要走向国际化,是为了迎合行业的需要而决定的。还是以中国铸造协会的会议为例,细观如今中国铸造业的现状,虽然铸件产量已居世界第一,但是与工业发达国家相比较的话依然是大而不强,在很多层面差距明显,亟待改进。正因为行业有迫切走出去与国际接轨的愿望,举办国际性会议和论坛的必要性与重要性才尤其被凸现出来。

社团类会议的国际化,与国际组织对接是关键

在筹办国际化的社团类会议时,如何与国际组织对接,他是一个需要长期考虑的问题。还是以第二届中国铸造节为例,今年的国际化论坛及会议围绕国际协同发展的思想,要邀请相关领域的领导或专家在论坛上做主题报告,以期通过他们介绍的经验给我国的铸造业带来极有益的影响。另一方面,还要借承办这个论坛的机会,将中国铸造业推进到全球化发展的战略中,和五个金砖国家达到共同发展。举办此论坛旨在促进国际标准互通,引领标准工作不断迈向纵深。而在这一过程中,不论是邀请还是推送,与国际组织对接无疑都是关键所在。

 

李乐乐:青岛远欧会展服务公司的会议主管

社团类会议的承办难点是政策及法规不完备

社团类会议目前也同中国会议产业一样,处于转型发展的瓶颈期和夹缝期。由于国家政策及全球性经济疲软影响给社团类会议带来的诸多挑战,其要想和企业会议或国际组织会议一样实现市场化运作,仍有漫漫的长路要走。社团类会议要想和以企业会议为代表的其它会议一样,在新时期有新发展,除了完全市场化运作以外,作为会议承办方,从青岛远欧承办过的社团类会议看,国家或者政府还应出炉新的政策及法规,给与承办企业适当的奖励政策和相对宽松的政策门槛。

国际化社团类会议的承办心得和创新点

社团类会议国际化关键要做好四个方面的工作,即:配套设施的完善、文化层次的提升、会议课题的创新、会议流程的标准化。从办会者的角度,对于社团类会议这四方面的工作,我主要有五个方面的心得,即:是做好文案、完备防范措施、过程中的执行力、会议的衔接连贯、最谦恭的态度。承办社团类会议时,先要做好上述各项,才能将中国的社团类会议通过地标准化实现与国际接轨。结合我个人的经验来看,目前我国的社团类会议存在一定的瓶颈。比如形式上相对单一,内容上有些冗长。但同时还是存在创新点,现代人的接受能力和理解能力都超越于从前,更善于表达自己、展现自己。介于此,我们可以考虑根据主题进行征稿式的社团类会议,让与会者做自己会议的策划人,这样可以更好地反映和满足参会者的需求。

 

释恒顺:文化部艺术发展中心、中国庙会文化研究院院长

社团类会议活动的创新

比如社团类会议活动的创新,以中国非遗庙会文化遗产论坛为例,首先就要追溯到这种文化的良性的本体价值。中国非遗庙会文化遗产论坛的主旨是推广中国庙会走向世界各个地区,所以,我们在创新时便以的论坛和活动,通过庙会这个载体,并在这个载体之上,加以形式上的讲、演、展、拍、捐、筹,加强各方的交流与了解,开展合作,提供援助。这样,不但在形式上更好的体现了传承、体现了传统,更好的介绍了传统、保留了传统,还以和乐为核心,开放性的实现融合与创新。

 

编者按:

学术类社团会议,创新或不是目前的主要追求

在采访了一些学术类(尤其是医学类)的会议主办方和承办单位后,可以总结出一个较统一的观点,那就是对于学术类社团会议而言,目前创新并不是主要追求,目前更关注的是把学术类会议举办的更加合规

近年来,社团类会议的整体发展趋势正在发生改变,比如出现会议的规模缩小,会议时间缩短,参会人数也有减少等情况。创新成为了会议行业的热词。然而,若站在学术类社团会议的角度看,其对于创新的热情却并不大。追究其源的话,可以说,这是因为学术类会议与商业会议有本质的不同。商业会议的目的是促成交易,而学术会议的目的是思维交流。如果说到创新的必要性话,是当更有效的生产方式出现时,才会需要创新。而对专业的学术类会议来说,会议的管理、服务部门目前更关注的是为学术交流提供专业且规范的环境及氛围,让参会者在会议上能学到东西,而不是去追求如何创新。当然,虽然并不主要追求创新,会议也会根据时代的要求产生部分的创新,比如顺应互联网+ ”的时代潮流等。

商务类社团会议,国际化前途仍坎坷

在采访了一些社团类会议承办机构后,诸多从业者纷纷向记者表示了他们的困扰,那就是社团类会议,尤其是国际性商务类的社团会议,这块蛋糕虽然大,但因为主办方、承办方和与会者在这类会议上都存在这样或那样的瓶颈,造成其在发展上仍因为困难太多,所以其在市场上的占有体量并不大。

    而在具体的运营上,以国际性商务类社团会议为例,由于政府对会议审批的范围不断缩小,市场放开程度逐渐加大,越来越多的人由于不薄的盈利而组织市场化运作的社团类会议,而会议行业的从业者也发现,这一领域有着非常广阔的前景。于是,诸多的经营机构争相涌入一些市场化的社团类会议市场,使这一小市场的竞争也日趋激烈,进而发展出现无序的苗头。主要表现是内容相似的会议增多;会议策划、筹备和招商难度加大;举办会议周期放长等问题。这种现象在研讨会、讲座和与展览结合的社团类会议中出现较多,虽然是会议市场的局部现象,但也侧面反映出市场化运作的不规范的问题影响了社团类会议的发展。

社团会议的创新与国际化,潜力巨大

通过这次采访,记者深刻的感受到,在过去一段时间,政府部门的会议服务对于会议公司来说是一个非常巨大的市场,而随着国家新会风的落地,社团类会议在新规的帮助下,必将逐渐成长并壮大起来,进入他的快速发展时间,并最终超过企业类会议,成为中国会议市场的中流砥柱。

目前,虽然从会议组织者、会议场所、会议目的地以及会议服务商的角度来说,我国的配套服务能力已经具备了快速发展的要求,但在专业的会议服务人才等一些软实力方面我们还存在一些欠缺,由其是社团类的会议,其市场化的会议外包理念还未完全成形;国内的很多社团组织在办会思想还需要发展。但市场作用将在今后的社团类会议发展中起到关键作用,一些不合理的现象也会通过市场化的竞争得到解决。当然,随着社团类会议潜力的不断涌现,竞争也会有所增加,这是好事!只有竞争,客户才能得到满意的产品和服务,社团类会议也才能真正的实现更快更好的发展。


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